domingo, 29 de septiembre de 2013

Procedimiento de la Conciliación


Fundamento jurídico

Ley 640 de 2001, artículos 1, 2, 8, 20, 22, 35 y 38.
Código de Procedimiento Civil, artículo 396.
Decreto 30 de 2002, artículos 1 – 5, 7 - 22.
Concepto No. 12919 de 2004, Ministerio del Interior y de Justicia.
Concepto No. 15798 de 2004, Ministerio del Interior y de Justicia.
Concepto No. 15486 de 2004, Ministerio del Interior y de Justicia.
Concepto No. 12781 de 2006, Ministerio del Interior y de Justicia.44

El proceso conciliatorio, en cuanto a la labor del conciliador, se divide en tres grandes fases: de apertura o inicio; de negociación, y de cierre o clausura. De acuerdo con la tipología allí adoptada.

Proceso conciliatorio.

1.      Fase de Inicio

La fase de apertura o inicio comprende las siguientes actuaciones:

• Solicitud de audiencia de conciliación.
• Asignación del conciliador, recepción y estudio de la solicitud de conciliación por parte del conciliador.
• Citación a la audiencia de conciliación.

1.1    Presentación y radicación de la solicitud de audiencia de conciliación

De acuerdo con la ley y con la línea institucional de conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia (Concepto No. 12781 del 14 de junio de 2006), la potestad para acudir a la conciliación en derecho civil la tiene cualquiera de las partes inmersas en un conflicto, por ello la solicitud de conciliación la puede hacer la persona directamente interesada en que se dirima el conflicto, así como el abogado de la misma. Por ello, se considera innecesario e inexigible que la solicitud se realice con presentación personal, ya que ésta es ajena a la informalidad que se pregona de la solicitud.

El Centro de Conciliación o los funcionarios facultados para conciliar deben tener una persona encargada de recibir las solicitudes, que podrán ser presentadas en forma verbal o escrita. En ausencia de ese funcionario debe hacerlo el mismo conciliador.

Si la solicitud se presenta en forma verbal, ese funcionario levantará en un formulario reimpreso o formato lo siguiente:

• Cuidad y fecha de la solicitud.
• Nombre del Centro de Conciliación o denominación del funcionario ante quien se tramita la solicitud. Si el solicitante desea que un conciliador en particular conozca su caso deberá plasmarse así en la solicitud.
• Nombre e identificación del solicitante y de su representante, si es el caso.
• Nombre e identificación del solicitado y de su representante, si es el caso.
• Síntesis de los hechos que dieron origen al conflicto.
• Relación de los conflictos o de las peticiones o diferencias que se quieren conciliar.
• El monto en que se estiman las peticiones.
• La relación de las pruebas o documentos anexos que acompañan la solicitud. No es necesario presentar los documentos originales; es suficiente con la copia de los mismos.
• La indicación del lugar donde las partes reciben notificaciones.
• La firma del solicitante o solicitantes.

Si el solicitante desea hacerlo por escrito, su petición también debe contener los requisitos anteriores. Si no los cumple, no se le puede inadmitir o rechazar, ya que la ley no establece ninguna formalidad para ello.

1.2    Radicación de la solicitud

La solicitud debe recibirse y radicarse con un consecutivo numérico y se dejará constancia en la copia del documento sobre la fecha en que fue presentada y su número de radicación.

1.3    Asignación del conciliador y estudio de la solicitud

Recibida y radicada la solicitud, el centro de conciliación deberá designar al conciliador siguiendo para ello estrictamente la forma de reparto establecida en su reglamento, salvo que en la solicitud la parte interesada indique el nombre de un conciliador inscrito en el centro de conciliación. Se procederá luego a efectuar la entrega de la solicitud con los documentos que le acompañen y el conciliador debe entrar a realizar su estudio, para lo cual se debe verificar:

• La competencia para conocer el asunto.
• La legitimidad del solicitante.
• Si el asunto que se somete a su consideración es conciliable.
• Si los documentos que se mencionan como pruebas, efectivamente se anexan a la solicitud.
• La viabilidad de la conciliación, si se considera viable se cita a las partes de acuerdo con lo previsto en la ley.
• Verificar si no existe causal de impedimento o recusación.
• Determinar si se cumplen los requisitos de existencia de la conciliación y que se puedan verificar inicialmente, cuales son: que concurran dos partes con intereses contrapuestos, que entre ellos exista un conflicto o controversia para solucionar y que el asunto sea conciliable.
• Tramitar las recusaciones, si se le formularen.

Con fundamento en esa valoración, el conciliador debe proceder de acuerdo a la situación correspondiente o señalar fecha y hora para el día de la audiencia.
Conforme con lo establecido en la ley, si el conciliador determina que el asunto por el cual se solicitó la conciliación, por su naturaleza jurídica, no es susceptible de ser conciliado, debe expedir dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la presentación de la solicitud de conciliación una constancia de asunto no conciliable.

Esta constancia debe contener:

• Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
• Fecha en que es expedida la constancia.
• Objeto de conciliación (parte(s), pretensiones y cuantía).
• Razones de derecho que sustentan que el conflicto no es conciliable.
• Firma del conciliador.

La constancia se entrega con todos los documentos aportados por los interesados en la solicitud; debe guardarse copia de la solicitud y anexos en el centro de conciliación o archivo del funcionario conciliador.
Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el conciliador debe expedir constancia al interesado de los asuntos que no son conciliables, tal y como lo establece la ley; para los asuntos susceptibles de conciliar, debe proceder a citar a las partes para realizar la audiencia de conciliación.

1.4    Citación a la audiencia de conciliación

Una vez se ha verificado que la solicitud cumple con todos los requisitos legales, el siguiente paso es citar a las partes a través del medio más expedito y eficaz para ello, al mismo tiempo el conciliador debe hacer concurrir a la audiencia a quienes en su criterio deben asistir a la misma.

La citación a audiencia de conciliación deberá contener, como mínimo:

• Lugar y fecha en la que es elaborada la citación.
• Identificación del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s).
• Objeto de la conciliación (hechos, pretensiones conciliables y cuantía).
• Consecuencias de la inasistencia o no comparecencia a la audiencia de conciliación, las cuales son:

* Si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.
* Cuando la conciliación en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia, multa hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del Consejo Superior de la Judicatura.

• Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación.
• Firma del conciliador.

Es recomendable que el conciliador cite a las partes a la audiencia de conciliación de forma escrita a través del servicio de correo certificado que prestan las empresas de notificación judicial avaladas por el Ministerio de Comunicaciones.

Si la parte solicitante desiste de la solicitud de conciliación o las partes solucionan el conflicto por fuera del proceso o por otros medios dan por terminada una conciliación, y en virtud de ello desisten de la audiencia de conciliación, el conciliador deberá dejar por escrito constancia de lo sucedido y archivar el caso.

2.  Fase de negociación -Audiencia de conciliación

La audiencia de conciliación deberá intentarse en el menor tiempo posible y, en todo caso, tendrá que surtirse dentro de los tres (3) meses siguientes a la presentación de la solicitud, con la posibilidad de que las partes de mutuo acuerdo prorroguen este término.
El día de la audiencia de conciliación puede presentarse alguna de las siguientes situaciones:

• Inasistencia de alguna o todas las partes, con o sin justificación.
• Asistencia con inhabilitación del conciliador.
• Suspensión de la audiencia.
• Culminación del proceso conciliatorio sin acuerdo.
• Culminación del proceso conciliatorio con acuerdo.

2.1    Inasistencia de las partes o de una de ellas a la audiencia de conciliación

Una vez llegado el día y hora señalados en la citación a audiencia de conciliación, puede acontecer que una de ellas o las dos no concurran o, si son partes múltiples, sólo lo hagan parcialmente.

• Si las partes o una de ellas no asiste a la audiencia, y no justifica dentro de los tres (3) días hábiles siguientes su inasistencia, el conciliador debe expedir el cuarto (4º) día hábil siguiente a la fecha de programación de la audiencia la constancia de inasistencia.
• En caso de que la citación a la audiencia de conciliación se haga a varias de partes y sólo dos de ellas se presentan, entre las cuales exista conflicto y sea posible conciliarlo, el conciliador debe realizar la audiencia de conciliación con las que asistieron y expedir constancia de inasistencia respecto de aquellas que no se presentaron, de conformidad con lo dicho anteriormente.
• Para el caso en que ninguna de las partes citadas asista y alguna de ellas presente justificación y solicite se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia de conciliación, el centro y el conciliador decidirán si ésta se lleva a cabo. En caso contrario expedirá la constancia de inasistencia.
• Si la parte que inasiste presenta una justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia, el conciliador debe hacerlo, siempre y cuando la parte que asistió esté conforme.

Ni el centro de conciliación, ni el conciliador podrán cobrar de nuevo por la conciliación y esta nueva fecha se entenderá como una segunda sesión. Si se realizan más de tres sesiones, por cada sesión adicional, se incrementará la tarifa en un diez por ciento (10%) del total resultante.

La constancia de inasistencia o no comparecencia deberá contener, como mínimo:

• Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
• Lugar y fecha en que debió celebrarse la audiencia.
• Fecha en la que es expedida la constancia.
• Partes solicitante(s) y citada(s) con indicación de las que asistieron o inasistieron.
• Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía)
• Indicación literal de las excusas presentadas por la inasistencia, si las hubiere.
• Firma del conciliador.

2.2    Habilitación del conciliador

En razón a que las partes, en virtud de su autonomía privada, son las que deciden si se someten o no a una conciliación y pueden elegir el conciliador que consideren, puede presentarse que cuando se tramita una conciliación y el conciliador ha sido nombrado por una de las partes, la parte convocada puede no estar de acuerdo con esa designación; es decir, lo no lo habilita.

Basta con la sola manifestación negativa del convocado para que el conciliador deba elaborar constancia de lo acaecido. Si se está en un centro de conciliación, las partes -o una de ellas- podrán solicitar al director el cambio del conciliador y éste deberá hacerlo. Si al segundo conciliador tampoco lo habilitan, él mismo expedirá un documento donde deja constancia de la situación y con ello se agota la conciliación como requisito de procedibilidad.

2.3    Suspensión de la Audiencia

La suspensión de la audiencia de conciliación debe ser solicitada por las partes de común acuerdo, el conciliador no puede decidir unilateralmente, en caso contrario debe entenderse que no hay acuerdo conciliatorio y el conciliador debe expedir la constancia en los términos anteriormente señalados.

3.  Fase de cierre o clausura

Ya finalizada la etapa de negociación el proceso debe concluir bien con un acta, si hay acuerdo, o con las respectivas constancias en caso contrario, y debe procederse al registro de actas y archivo de esos documentos.
Puede acontecer que no se llegue a un acuerdo o que se llegue a un acuerdo parcial o total.

3.1    Culminación del proceso conciliatorio sin acuerdo

Si realizada la audiencia de conciliación las partes no llegan a un acuerdo, el conciliador debe de inmediato expedir constancia de no acuerdo, en la que debe señalar:

• Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
• Lugar y fecha en que se celebró la audiencia,
• Nombre de la(s) parte(s) solicitante(s).
• Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía).
• Firma del conciliador.

El conciliador no debe dejar constancia de lo que sucedió en la audiencia de conciliación y que llevó a que no se lograra un acuerdo, ni debe consignar declaraciones o anotaciones que pidan las partes.
Junto con la constancia, se devolverán los documentos aportados por los interesados y, para mayor seguridad, se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

3.2    Culminación del proceso conciliatorio con acuerdo

Si las partes logran un acuerdo conciliatorio, ya sea total o parcial, el conciliador debe realizar un acta de conciliación, que no puede contener remisiones a otros documentos, el acta es una sola y no tiene anexos que hagan parte integral de la misma.
El contenido del acta es el siguiente:

• Lugar, fecha y hora de la audiencia de conciliación.
• Identificación del centro de conciliación (nombre, código de identificación y Resolución de autorización de creación) o identificación del conciliador (nombre y código de identificación), si la solicitud de conciliación y la audiencia se realiza a prevención o si es ante un funcionario conciliador.
• Identificación del conciliador (nombre y código).
• Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.
• Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación y su cuantía
• El acuerdo logrado por las partes; debe indicarse la obligación u obligaciones contraídas y determinarlas en todos sus aspectos, tales como modalidades, cuantía, exigibilidad, etc. En caso de conciliación parcial, debe indicarse de igual manera y hacer mención de las pretensiones en las que no hubo acuerdo alguno.
• Hora de inicio y finalización de la audiencia de conciliación; si la audiencia se desarrolla en varios encuentros se deben relacionar cada uno de ellos.
• Firma del conciliador y de las personas que asistieron (incluyendo a los abogados).

A las partes de la conciliación se les entrega copia auténtica del acta de conciliación con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo.

3.3    Control y archivo de actas y constancias de conciliación

Una vez el conciliador haya expedido la constancia o acta que ordena la ley, se procede a su control y archivo, con los antecedentes documentales que se tengan del caso. Este deber se aplica no sólo a los conciliadores de los centros de conciliación, sino al mismo tiempo a los funcionarios públicos que son conciliadores y a los notarios.

3.3.1        Control y archivo de las actas de conciliación.

El acta de conciliación que contenga un acuerdo conciliatorio, total o parcial, debe ser registrada por el conciliador en el centro de conciliación en el cual se encuentre inscrito; si está en varios en el que lo seleccionó. Su finalidad es la de que el acuerdo haga tránsito a cosa juzgada y el acta de conciliación preste mérito ejecutivo. Si no lo hace, el centro de conciliación podrá imponer las sanciones establecidas en su reglamento.
Debe hacerlo dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de realización de la audiencia, para lo cual debe entregar al centro de conciliación:

• Los antecedentes del trámite conciliatorio.
• Un original del acta para que repose en el centro.
• Tantas copias como partes haya.

Recibidos estos documentos, el centro de conciliación debe verificar que el acta contenga los requisitos anteriormente señalados y que el conciliador que ha realizado la conciliación se encuentre inscrito en el centro.
Dentro de los tres (3) días siguientes procederá al registro del acta en el libro radicador. El director dejará en el acta original y en sus copias una constancia que debe contener:

• El nombre y código del centro.
• Código del conciliador o documento de identificación, si se trata de un estudiante o de un egresado realizando su judicatura.
• Fecha y número de registro.
• Libro en el que se hizo el registro.
• Si se trata de las primeras copias, que prestan mérito ejecutivo.

Si los requisitos de forma que debe contener el acta no se cumplen, el centro de conciliación no puede registrarlas, pero sí puede otorgar un término para que el conciliador las subsane. Con todo, el deber de los centros no se supedita exclusivamente a verificar si el acta de conciliación cumple con los requisitos de forma, es también su obligación ejercer por extensión un control de legalidad sobre lo actuado. Así, por ejemplo, si se presenta una irregularidad, el director del centro debe informar por escrito al conciliador y a las partes para que sea subsanada, pero si ellos insisten en la solicitud de registro del acta, el centro debe efectuarlo.

El centro de conciliación debe conservar el original del acta y las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio, y debe entregarle a las partes las copias de las actas que prestan mérito ejecutivo; en ningún caso se deben entregar a las partes los originales de las actas de conciliación. Los centros tienen el deber de llevar un libro radicador de actas de conciliación anualizado y foliado, y de guardarlas, junto con las copias de los antecedentes, en muebles y archivadores que permitan su mayor conservación, ordenándolas en el estricto orden numérico de registro.

De acuerdo con la línea institucional, si el conciliador presenta el acta de conciliación después de los dos (2) días hábiles que establece la ley, el centro de conciliación debe registrarla, siempre y cuando se cumplan los requisitos formales exigidos en la ley, debido a que debe primar el principio de la autonomía de la voluntad de las partes que han llegado a un acuerdo conciliatorio. Lo anterior no implica pasar por alto el incumplimiento del deber legal del conciliador, ya que el centro podrá imponer las sanciones que correspondan, de acuerdo con su reglamento, además de las eventuales sanciones que puede aplicar el Consejo Superior de la Judicatura.

3.3.2        Control y archivo de las constancias de conciliación

Al expedir la constancia, el conciliador está en el deber legal de devolver, junto con ella, los documentos aportados por los interesados. Las constancias deben ser registradas por el conciliador en el centro de conciliación en el cual se encuentre inscrito; si está en varios en el que lo seleccionó. Dichas constancias deben ser archivadas en el libro de control de constancias anualizado y foliado.

El término para solicitar el archivo de la misma es dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de expedición. Si el conciliador incumple con esta obligación, el centro de conciliación impondrá las sanciones que correspondan según su reglamento.


Dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la constancia y sus antecedentes, se anotará la constancia en el libro de control de constancias del centro de conciliación.


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